LA CHARTE

STATUTS ET RÈGLEMENTS

english version will follow

(les modifications de juillet 1992 sont en italique)

1) L’ASSOCIATION

1.1- Nom: Le nom de l’association est l’Association pour la protection de l’environnement du Lac Patrick (APELP).

1.2- Adresse: l’adresse de l’association est celle du secrétaire de l’Association ou celle de tout membre de l’exécutif désigné par le Conseil d’administration.

1.3- Objectifs: les objectifs de l’Association sont de:

a) prévenir la pollution du lac et de ses affluents et, au besoin, prendre les moyens de remédier à la pollution de ceux-ci;

b) protéger le littoral, les rives et l’encadrement forestier du lac et de ses affluents contre toutes formes de dégradation;

c) sensibiliser les résidents et les villégiateurs à la protection de la nature et de la qualité de l’environnement;

d) effectuer auprès des ministères les démarches qui s’imposent pour obtenir les études et les services touchant la qualité de l’environnement;

e) effectuer auprès des municipalités les démarches qui s’imposent pour l’adoption des règlements visant à assurer la qualité de l’environnement et la protection de la nature;

f) réaliser toute démarche  visant directement ou indirectement à améliorer la qualité de la vie et de l’environnement;

g) s’associer à la Fédération des associations pour la protection de l’environnement des lacs(FAPEL) et aux associations existantes pour obtenir des autorités gouvernementales les lois, les règlements, les mesures administratives et le budget qui assureront la protection des lacs.

2) LES MEMBRES

2.1- Membre ordinaire: toute personne âgée de 18 ans ou plus, villégiateur ou résidant dans le bassin versant du lac, limité au nord et à l’ouest par le boulevard Entrelacs, et qui a payé la cotisation annuelle, est un  membre ordinaire de l’Association.

2.2- Membre honoraire: toute personne ayant rendu de grands services à l’Association peut, sur recommandation du Conseil d’administration, mériter l’honneur d’être nommée membre honoraire de l’Association.

2.3- Membre associé: toute personne intéressée aux activités de l’Association qui a payé sa cotisation annuelle.

3) COTISATION ANNUELLE

3.1- Tous les membres ordinaires et tous les membres associés

doivent payer une cotisation annuelle dont le montant est déterminé par l’assemblée annuelle.

3.2- Un tarif particulier pour les couples de villégiateurs et de résidents  peut être fixé par l’assemblée annuelle.

3.3- La cotisation doit être payée à la date de l’assemblée générale annuelle.

4) ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

4.1 – L’assemblée générale de l’Association est souveraine. Elle peut, entre autres:

a) adopter l’ordre du jour de ses réunions,

b) adopter le procès-verbal de la dernière assemblée générale,

c) adopter le rapport d’activités du Conseil d’administration,

d) adopter le bilan financier de l’Association,

e) adopter, sur proposition écrite du Conseil ou d’un membre, les orientations et les priorités pour l’année à venir et

f) procéder à l’élection des membres du Conseil d’administration.

4.2- Assemblée générale annuelle: une assemblée générale annuelle doit être tenue à l’endroit et au moment déterminés dans l’avis de convocation.

4.3- Assemblée générale spéciale: une assemblée générale spéciale peut être convoquée:

a) sur ordre du président;

b) par résolution du Conseil d’administration;

c) par requête écrite d’au moins 10% des membres ordinaires adressée au président ou au secrétaire et spécifiant le but de la réunion. Sur réception de la requête, le secrétaire convoque immédiatement l’assemblée qui doit être tenue dans un maximum de trente jours de la réception de la requête.

d) L’avis de convocation de l’assemblée générale spéciale doit être accompagné d’un ordre du jour et aucun autre sujet que ceux indiqués à l’ordre du jour ne peut y être discuté.

4.4- Avis de convocation de l’assemblée générale: les avis de convocation de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale spéciale, signés par le secrétaire et indiquant l’endroit, la date, l’heure et l’ordre du jour de la réunion, doivent être communiqués par écrit aux membres, selon la procédure choisie par le Conseil d’administration, au moins une semaine avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.

4.5- Quorum de l’assemblée générale:

a) le quorum de l’assemblée générale est le moindre de 20% des membres ordinaires ou de 10 membres ordinaires;

b) si le quorum n’est pas atteint après une période de 30 minutes à compter de l’heure indiquée sur l’avis de convocation, la réunion est ajournée;

c) si l’assemblée générale n’a pas eu lieu faute de quorum, le secrétaire doit, en consultation avec le Conseil d’administration, convoquer une nouvelle assemblée générale.

4.6- Droit de parole et droit de vote:

a) toute personne présente à une assemblée générale peut demander le droit de parole au président, sauf en cas de huis-clos. Toute personne prenant la parole doit s’adresser au président;

b) à toutes les assemblées générales, le vote, sur quelque sujet que ce soit, est un vote à main levée, à moins qu’une majorité des membres ordinaires présents à l’assemblée ne demande le scrutin secret;

c) seuls les résidents payant un compte de taxe et membre en règle de l’Association ont droit de vote à l’assemblée générale; les votes par procuration écrite, reçue par le secrétaire avant le début de l’assemblée, sont valides;

d) une proposition qui a obtenu la majorité simple (50% des voix exprimées, plus une) des votes valides exprimés est considérée comme adoptée, à moins que les règlements de l’Association ou l’assemblée n’en ait préalablement décidé autrement;

e) le président de l’assemblée doit s’abstenir de voter, à moins que les votes ne s’annulent. Dans un tel cas, le vote du président est décisif;

f) lorsque l’assemblée générale ne peut décider d’une question de procédure, avec une majorité des deux tiers, le règlement approprié du Code Morin de procédures d’assemblées aura force de règlement.

5) LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les affaires de l’Association sont administrées par le Conseil d’administration qui doit se réunir au moins trois fois par année. Il doit se conformer aux décisions prises lors des assemblées générales.

5.1- Élections: les membres du Conseil d’administration sont élus annuellement  par l’assemblée générale annuelle; le nombre minimum des membres du Conseil d’administration est de cinq personnes. Le nombre maximum des membres du Conseil et les procédures d’élection sont déterminés par l’assemblée générale annuelle;

5.2- Les membres du Conseil d’administration demeurent en poste jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.

5.3- Lorsque, par désistement ou autrement, un poste du Conseil d’administration devient vacant, le Conseil peut combler le poste jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle. La personne ainsi nommée assume tous les devoirs, droits et privilèges des autres membres du Conseil.

5.4- Seuls les membres ordinaires peuvent devenir membres du Conseil d’administration.

5.5- Les décisions du Conseil d’administration sont prises à la majorité simple des voix exprimées par les membres présents du Conseil, lors d’une réunion dûment convoquée du Conseil.

5.6- Quorum du Conseil d’administration: aucune réunion du Conseil d’administration ne peut être tenue à moins que la majorité des membres du Conseil y soient présents.

5.7- Toute résolution écrite, dont tous les membres du Conseil ont été préalablement informés, signée par les deux-tiers de membres du Conseil, est valide et prend effet comme si elle avait été adoptée lors d’une réunion du Conseil dûment convoquée et tenue.

5.8- Les membres du Conseil ne reçoivent aucune rémunération.

Certaines dépenses des membres du Conseil d’administration peuvent leur être remboursées lorsqu’elles ont été préalablement approuvées par le Conseil et sur présentation de pièces justificatives au trésorier.

5.9- Convocation des réunions: les membres du Conseil d’administration doivent être convoqués au moins deux semaines avant la tenue d’une réunion du Conseil.

5.10- Suspension et expulsion: le Conseil d’administration peut suspendre pour une période déterminée ou expulser définitivement tout membre de l’Association qui enfreint l’une ou l’autre des dispositions des règlements de l’Association ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’Association. Dans les cas de suspension ou d’expulsion, aucune cotisation ne sera remboursée et la décision du Conseil devra être entérinée par la prochaine assemblée générale.

5.11- Comités du Conseil d’administration: le Conseil peut créer les commissions, comités ou groupes qu’il juge utiles pour faciliter le fonctionnement de l’Association.

6) LE COMITÉ EXÉCUTIF

6.1- Le Comité exécutif se compose du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier.

6.2- Élections: les membres du Conseil d’administration  élisent parmi eux les membres du Comité exécutif, après l’Assemblée générale qui les a élus.

6.3- Le président: le président est le représentant officiel de l’Association et du Conseil d’administration. Le président préside les réunions de l’Association et du Conseil d’administration, il pose tous les gestes requis ou autorisés par la Loi et il possède les pouvoirs et les devoirs que lui attribuent les règlements de l’Association.

6.4- Le vice-président: le vice-président assiste le président. En cas d’absence, de mortalité, d’incapacité ou de démission du président, il doit remplacer ce dernier, jusqu’à la fin de son mandat, et il possède tous les pouvoirs et tous les devoirs que lui confie le Conseil d’administration.

6.5- Le trésorier

a) Le trésorier est le gardien des fonds, investissements, dettes et de tous les documents de valeurs de l’Association qu’il doit déposer au crédit de l’Association dans une banque ou dans une Caisse populaire désignée par le Conseil d’administration.

b) Le Conseil d’administration fera tenir par le trésorier de l’Association un ou des livres de comptabilité dans lesquels seront consignés tous les fonds reçus ou déboursés ainsi que tous les biens détenus par l’Association, de même que toutes ses dettes et obligations. Ce ou ces livres seront ouverts à l’examen de tout membre de l’Association en présence du trésorier.

6.6- Le secrétaire: le secrétaire rédige les procès-verbaux de toutes les réunions dans un livre assigné à cet effet. Il doit voir à ce que tous les avis de convocation soient donnés en conformité avec les règlements de l’Association ou de la Loi. Le secrétaire doit aussi voir à ce que tous les liens, rapports, certificats et autres documents et registres exigés par la Loi soient correctement mis à jour et classés.

7) SIGNATURES

7.1- Les chèques et autres documents de négociation commerciale peuvent être encaissés, acceptés, endossés et signés par le trésorier ou par le président ou, en leur absence, par deux autres membres du Conseil d’administration désignés par celui-ci.

7.2- Les documents exigeant la signature de l’Association peuvent être signés par le président ou par le secrétaire ou, en leur absence, par le vice-président ou, en son absence, par deux membres du Conseil désignés par celui-ci.

8) AMENDEMENTS AUX STATUTS ET RÈGLEMENTS

8.1- Les amendements à ces statuts et règlements ou à quelque règlement de l’Association doivent être proposés par écrit, par le Conseil d’administration ou par cinq membres ordinaires, au secrétaire et approuvés par le vote d’au moins les deux-tiers des membres présents et votants, lors d’une assemblée générale dûment convoquée.

8.2- Une copie des amendements proposés doit être transmise par le secrétaire de l’Association à chacun des membres ordinaires de l’Association au moins sept(7) jours avant la date de l’assemblée générale annuelle ou spéciale qui doit les étudier.

9) FINANCES

9.1- Un bilan financier doit être adopté par le Conseil d’administration et adopté annuellement par l’assemblée générale annuelle ou spéciale de l’Association.

9.2- Les livres et états financiers de l’Association seront vérifiés par le Conseil d’administration.

9.3- L’année fiscale de l’Association se termine le 30 juin.

10) DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION

Advenant la dissolution ou la liquidation de l’Association, tous les avoirs qui lui resteront après le paiement de ses dettes ou obligations seront distribués à un ou des organismes oeuvrant dans le même domaine que l’Association.

 

RB -92.02.13

 

STATUTES AND BY-LAWS


(modifications of july 92 are in italic)

1) THE ASSOCIATION

1.1- Name: The name of the Association is Association pour la protection de l’environnement du Lac Patrick (APELP).

1.2- Address: The address of the Association is that of the Secretary or any member of the Executive Committee voted on by the Board of Directors.

1.3- Objectives: The objectives of the Association are:

a) to prevent pollution of the lake and its tributaries as well as to take necessary action to remedy pollution;

b) protect the shallows, shores and the forestal border of the lake and its tributaries against all forms of degradation;

c) sensitize permanent and part-time residents of the need to protect nature and the quality of the environment;

d) obtain studies and services that touch on the quality of the environment that are available from different government ministries;

e) influence local municipalities to adopt regulations which will assure that the quality of the environment and protection of nature are respected;

f) support any other effort either directly or indirectly which aims to improve the quality of life or the environment;

g) ally with the Fédération des associations pour la protection de l’environnement des lacs (FAPEL) and its associations to influence government authorities for laws, regulations, administrative measures and a budget which will ensure the protection of lakes.

2) MEMBERS

2.1- Regular members: all individuals aged 18 years or older, whether permanent or part-time residents in the lake basin, defined as north and west of boulevard Entrelacs, and that pay the annual membership dues are regular members of the Association.

2.2- Honourary members: any individual who has contributed greatly to the Association through meritorious service or otherwise, may upon recommendation of the Board of Directors be given the distinction of becoming an honourary member of the Association.

2.3- Associated members: any individual who pays the annual membership dues and is interested in the activity of the Association may become an associated member.

3) ANNUAL DUES

3.1- All regular members and associated members must pay annual dues, the amount of which will be determined at the Annual General Meeting.

3.2- Special dues for permanent and part-time couples may be set by the Annual General Meeting.

3.3- The annual dues must be paid by the date which will be fixed at the Annual General Meeting.

4) ANNUAL GENERAL MEETING

4.1– The General Meeting is sovereign. It can among other things:

a) adopt the agenda for the meeting,

b) adopt the minutes of the previous annual general meeting,

c) adopt the report on activities by the Board of Directors,

d) adopt the financial statements of the Association,

e) adopt any written motions of the Board of Directors or any regular member, on the direction and priorities for the coming year,

f) elect the members of the Board of Directors.

4.2- Annual General Meeting: an annual general meeting must be held at a place and time to be specified in the notice of convocation for the meeting.

4.3- Special General Meeting: a Special General Meeting can be called:

a) on the order of the President,

b) by resolution of the Board of Directors,

c) through a written request of at least 10% of the regular members, addressed in writing to the President or Secretary, specifying the reason for the meeting. On receipt of the request, the Secretary must immediately call a meeting, such meeting to be held within thirty days of the request for meeting.

d) the notice for a Special General Meeting must contain an agenda, no other subject may be discussed at the meeting except that which is indicated in the agenda.

4.4- Notice of the Annual General Meeting: a notice for the Annual General Meeting or a Special General Meeting signed by the secretary indicating the place, date, time and agenda for the meeting must be communicated in writing to all members in a manner chosen by the Board of Directors, at least one week before the meeting.

4.5- Quorum for the Annual General Meeting:

a) the quorum for the Annual General Meeting is the lesser of 20% of the regular members or 10 regular members;

b) if the quorum is not attained 30 minutes after the time in the convocation notice, the meeting will be adjourned;

c) if the Annual General Meeting cannot be held because of quorum, the Secretary will after consulting with the Board of Directors, convene a new Annual General Meeting;

4.6- Right to speak and the right to vote:

a) all individuals present at the Annual General Meeting can request the right to speak from the President, except in the case of “in camera”. All individuals given the floor must address themselves to the President;

b) all voting at the Annual General Meeting on any subject, will be through an open show of hands, unless a majority of the regular members present, request a vote by secret ballot;

c) only residents paying a tax bill and member of the association have the right to vote at the Annual General Meeting; written proxy votes which have been received by the Secretary before the commencement of the meeting will also be valid;

d) any motion receiving a simple majority (50% of the votes, plus one) of votes cast is considered adopted, unless the Statutes of the Association or the Annual General Meeting have previously decided otherwise;

e) the President of the Annual General Meeting will abstain from any voting, unless there is a tie on a motion. In this case, the vote of the President will be considered decisive;

f) if in the course of the Annual General Meeting a question of procedure cannot be decided through a majority of two-thirds, the appropriate rules of the Code Morin on procedures will be used.

5) BOARD OF DIRECTORS

The regular business of the Association is administered by the Board of Directors which must meet at least three times per year. The Board must abide by the decisions taken at the Annual General Meeting.

5.1- Elections: The Board of Directors is elected annually at the Annual General Meeting; the minimum number of directors is five individuals. The maximum number of members on the Board and the election is determined by the Annual General Meeting;

5.2- The members of the Board, remain members until the next Annual General Meeting.

5.3- When a  position on the Board becomes vacant through a resignation or otherwise, the Board of Directors may fill the position until the next Annual General Meeting. The individual nominated by the Board, assumes all duties, rights and privileges as a full member of the Board.

5.4- Only regular members of the Association can become directors.

5.5- Decisions of the Board of Directors are taken by a simple majority vote of the members present at a meeting, when it is duly convened by the Board.

5.6- Quorum of the Board of Directors: no meeting of the Board can be held unless there is a majority of the members on the Board present.

5.7- Written resolutions which all members of the Board have had a reasonable time to consider, and which have been signed by two-thirds of the Board members, are considered valid. They take effect as if they had been adopted by a regularly convened meeting of the Board of Directors.

5.8- Remuneration: The members of the Board of Directors receive no remuneration. Certain expenses of Board members may however, be reimbursed when they have been approved by the Board of Directors and upon presenting appropriate documentation to the Treasurer.

5.9- Convening of meetings: Members of the Board of Directors must be notified at least two weeks before any meeting.

5.10 Suspension and expulsion: The Board of Directors may suspend a member of the Association for any period of time, or expel a member who breaks the rules of the Association or whose conduct or activities are determined to be injurious to the Association. In the case of suspension or expulsion, the annual dues will not be reimbursed and the decision of the Board of Directors must be ratified at the next Annual General Meeting.

5.11- Committees: The Board of Directors may create commissions, committees or groups which the board judges to be in the interest of facilitating the operation of the Association.

6) THE EXECUTIVE COMMITTEE

6.1- The Executive Committee will be made up of the President, Vice-president, Secretary and Treasurer.

6.2- Elections the members of the Board of Directors, following the Annual General Meeting, will elect among themselves the members of the Executive.

6.3- The President: the President is the official representative of the Association and the Board of Directors. the President chairs meetings of the Association and the Board of Directors. The President will carry out all necessary activity as required and authorised by Law and possesses all powers and duties as defined by the Statutes of the Association.

6.4- The Vice-president: the Vice-president assists the President. In case of absence, death, incapacitation or resignation of the President, the Vice-president must replace the President until the end of the mandate. In this case, the Vice-president will possess all powers and duties as entrusted by the Board of Directors.

6.5- The Treasurer

a) The Treasurer is the guardian of the funds, investments, debt and all documents of value for the Association, which the Treasurer will keep in the name of the Association in a bank or Caisse populaire designated by the Board of Directors.

b) The Treasurer will maintain on behalf of the Board of Directors one or more books of account in which all funds, receipts or expenses as well as items of value held by the Association, debts and obligations will be maintained. These books will be open to examination by any member of the Association in the presence of the Treasurer.

6.6- The Secretary: the Secretary produces minutes of all meetings in a book so assigned for this purpose. The Secretary will ensure that a proper notice of meeting will be given in conformity the the Statutes of the Association or Law. The Secretary must also ensure that all liens, reports, certificates and other documents  and registers as demanded by the Law are correctly maintained and filed.

7) SIGNATURES

7.1 All cheques and other negotiable commercial documents can be cashed, accepted, endorsed and signed by the Treasurer or by the President, or in their absence, by two other members of the Board of Directors designated as such.

7.2 Documents which need an authorizing signature for the Association may be signed by the President or by the Secretary or, in their absence by the Vice-president or by two members of the Board designated as such.

8) AMENDMENTS TO THE STATUTES AND BY-LAWS

8.1- Amendments to these Statutes and By-laws or to other rules of the Association must be submitted in writing by the Board of Directors or by five regular members to the Secretary and be approved in a vote by at least two-thirds of the voting members present during a General Meeting duly convened.

8.2- A copy of the proposed amendments must be sent by the Secretary of the Association to each regular member for consideration, at least ten days before the sate of the Annual General Meeting or Special General Meeting.

9) FINANCE

9.1- A financial statement must be adopted by the Board of Directors and approved annually by the Annual General Meeting or Special General Meeting of the Association.

9.2- The books and financial statements of the Association will be verified by the Board of Directors.

9.3- The fiscal year of the Association will end on June 30.

10) DISSOLUTION OF THE ASSOCIATION

In the case of dissolution or the liquidation of the Association, all assets remaining after the payment of debts and obligations will be distributed to one or more organizations which carry out work similar to that of the Association.

(This English translation of the Statutes and By-laws of Association pour la protection de l’environnement du Lac Patrick is provided for the convenience of the members. In case of discrepancy between versions due to translation, the French version Statuts et Règlements will be considered official.)

 
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